Diese Erklärung bildet die technisch umgesetzte Portalverarbeitung ab und wurde mit den produktiven IT-MOERS-Betreiber-, Hosting-, Protokoll- und E-Mail-Angaben abgeglichen. Bei Änderungen am Betrieb ist sie erneut fachlich zu prüfen.
1. Verantwortlicher
Sebastian Köhler, IT-Moers
Friemersheimerstr. 4, 47441 Moers, Deutschland
E-Mail: info@it-moers.com
Telefon: 0171 6215096
2. Zweck und Umfang der Verarbeitung
Für die Bearbeitung von Anfragen über das Kontaktformular verarbeitet und speichert IT-MOERS Name, E-Mail-Adresse, eine freiwillige Telefonnummer, Anzahl und ausgewählte Formate der Kassetten, gewünschte Bereitstellung und Rückgabe sowie den Inhalt der Nachricht. Zusätzlich werden Zeitpunkt und Version der bestätigten AGB gespeichert, um die zu einer Anfrage gehörende Erklärung nachvollziehen zu können. Wird der unverbindliche Kostenrechner genutzt, werden außerdem die übernommene Kalkulationsübersicht und der geschätzte Gesamtbetrag zusammen mit der Anfrage gespeichert. Im geschützten Administrationsbereich können zusätzlich Bearbeitungsstatus, interne Notizen, gesendete Antworten und zugehörige Angebote mit Leistungspositionen, Versandart und Kosten gespeichert werden. Für die geschützte Bereitstellung digitalisierter Videos verarbeitet IT-MOERS Kundenname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort-Hash, Zeitpunkte von Zugangsmail, erstem Login und Ablauf sowie die zugeordneten Videodateien und technisch erforderliche Dateimetadaten. Kennwörter werden nicht im Klartext in der Anwendung gespeichert oder protokolliert. Das automatisch erzeugte Kennwort wird einmalig für den Versand der Zugangsmail verarbeitet.
3. Anfragen, Angebote und 7-Tage-Löschung
Anfragen, Antworten und Angebote werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung, Vertragsabwicklung und nachvollziehbare Kommunikation erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Administratoren können eine Anfrage einschließlich ihrer Antworten und Angebote im geschützten Bereich löschen.
Die siebentägige Online-Bereitstellungsfrist beginnt ausschließlich mit dem ersten erfolgreichen Login. Nach Ablauf wird der Zugang serverseitig gesperrt. Ein mindestens stündlicher Löschlauf entfernt die zugeordneten Online-Videodateien und minimiert die Kontodaten. Nach dem vollständigen Download kann der Kunde die sofortige endgültige Löschung der Online-Dateien und des Zugangs selbst im Kundenbereich bestätigen. Technisch notwendige, datenarme Auditnachweise können getrennt aufbewahrt werden.
4. Zugangsdaten und Sicherheit
Bei der Freigabe erzeugt das System ein zufälliges Kennwort mit 14 bis 16 Zeichen und versendet es zusammen mit Benutzername und Loginadresse an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Administratoren sehen das Kennwort nicht; in der Anwendung bleibt ausschließlich ein sicherer Argon2-Hash gespeichert. Bei einer Zurücksetzung wird ein neues Kennwort erzeugt, per E-Mail versendet und das bisherige Kennwort ungültig. Dateien sind nicht über öffentliche Upload-Verzeichnisse erreichbar. Jede Auslieferung erfordert Anmeldung, Zeitraumprüfung und eine serverseitige Zuordnungsprüfung.
5. Rechtsgrundlagen
Als voraussichtliche Rechtsgrundlage kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb in Betracht. Die konkrete Zuordnung ist vor Produktivfreigabe anhand des tatsächlichen Kundenprozesses rechtlich zu bestätigen.
6. Hosting, Empfänger und Auftragsverarbeitung
Hosting-Dienstleister ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Server befindet sich am Standort Falkenstein in Deutschland. Hetzner verarbeitet die für den Serverbetrieb erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Administratoren erhalten Zugriff nur, soweit dies für Bearbeitung, Bereitstellung und Betrieb erforderlich ist.
Benachrichtigungen zu Kontaktanfragen, Antworten, Angebote und Zugangsmails werden über das geschäftliche IONOS-Postfach von IT-MOERS versendet. E-Mail-Dienstleister ist die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Dabei werden die zur Zustellung erforderlichen Empfänger-, Inhalts- und technischen Versanddaten einschließlich der Kontaktangaben, Angebotsdaten beziehungsweise der automatisch erzeugten Zugangsdaten verarbeitet.
7. Backups und Protokolle
Kundenvideos sind vom Datenbank- und Systembackup ausgeschlossen, damit die Sieben-Tage-Löschung nicht durch Sicherungskopien unterlaufen wird. Verschlüsselte Datenbankbackups können Konto-, Frist- und Auditdaten enthalten und werden nach erfolgreicher Integritäts- und Restore-Prüfung höchstens 14 Tage aufbewahrt. Ein Restore kann deshalb ältere Kontaktdaten vorübergehend wiederherstellen; der Cleanup wird nach jedem Restore erneut ausgeführt. Eine vollständige Löschung der vom Kunden selbst heruntergeladenen Kopien kann IT-MOERS nicht bewirken.
8. Technische Zugriffsdaten
Beim Abruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Route, Antwortstatus, Browserkennung und sicherheitsrelevante Ereignisse verarbeitet werden. Videodateinamen und Passwörter werden nicht in Anwendungslogs geschrieben. Apache-Protokolle werden täglich rotiert, bis zu 14 ältere Protokollstände aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Beweissicherung erfordert.
9. Cookies und externe Dienste
Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Session- und CSRF-Cookies. Es setzt keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein, lädt keine externen Schriftarten und bindet keine externe Analyseplattform ein.
10. Betroffenenrechte
Betroffene Personen können nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Ohne die für Zugang und Zuordnung erforderlichen Kontaktdaten kann der geschützte Download nicht bereitgestellt werden. Die Videodateien werden ausschließlich zur vereinbarten Digitalisierung und zeitlich begrenzten Online-Bereitstellung verarbeitet.
Offizielle Grundlagen, abgerufen am 12.08.2026: DSGVO auf EUR-Lex, insbesondere Art. 5, 6, 13, 17 und 32 · LDI NRW.